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Hinweise zum HERMES-Dokument

Original HERMES-Dokument (Inhalt unverändert)

Beschreibung

Die Beschaffungsanalyse beschreibt u.a. den konkreten Handlungsbedarf, was durch wen und wann beschafft werden soll, wie sich der Markt präsentiert, welche anderen Rahmenbedingungen zu beachten sind und welches Beschaffungsverfahren zum Tragen kommt. Die Analyse wird mit den Controlling- und Vorgabestellen für das Beschaffungswesen abgestimmt.

Die Beschaffungsanalyse bildet als Ergänzung zur Studie die Grundlage für die Entscheidung, ob die Projektfortsetzung freigegeben wird oder nicht. Ebenso ist sie die Voraussetzung für die Erarbeitung des Projektmanagementplans und des Durchführungsauftrags.

Hinweise zur Anwendung des Dokumentes

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Inhaltsverzeichnis

Änderungsverzeichnis	1

Beschreibung	1

1	Grund für die Beschaffung, Handlungsbedarf	4

2	Beschaffungsinhalte	4

2.1	Beschaffungsbedarf	4

2.2	Beschaffungsgegenstand mit Art, Zustand und Qualität	4

2.3	Verfügbarkeit auf dem Markt	4

3	Anbieter und Lieferanten	4

3.1	Mögliche Anbieter und Lieferanten	4

3.2	Bestehende Lieferanten	4

3.3	Bestehende Verträge und deren Laufdauer	4

3.4	Anforderungen an die Anbieter	5

3.5	Auswahl potenzieller Anbieter	5

3.6	Gewünschte Vertriebsart	5

4	Rollen und ihre Verantwortung	5

4.1	Aufgaben und Verantwortung Projektleiter	5

4.2	Aufgaben und Verantwortung Projektteam inklusive Ansprech-/ Koordinationsstelle für Anbieter und Lieferanten	5

4.3	Aufgaben und Verantwortung Beschaffungsabteilung/Einkauf	6

5	Terminliche Aspekte	6

6	Finanzielle Aspekte	6

7	Approximative Vorkalkulation / Wirtschaftlichkeitsvorschau	6

8	Beschaffungsrechtliche Aspekte	6

9	Standards der Beschaffung	7

9.1	Welche Dokumente werden bei der Beschaffung benutzt?	7

9.2	Wie sind die Prozessschritte bei der Beschaffung gestaltet?	7

10	Vertragsformen	7

10.1	Welche Vertragsformen kommen zur Anwendung?	7

11	Abstimmung der Prozesse	8

11.1	In welcher Weise werden die wechselseitigen Abhängigkeiten zwischen dem Prozess der Beschaffung und anderen vor- oder nachgelagerten Prozessen gemanagt?	8

11.2	Unterscheidet sich die Beschaffung je nach Lösungsvariante aus der Studie?	8

12	Beschaffungsplan	8

13	Ausschreibungsverfahren	8

14	Vorgehen bei Fragen zur Ausschreibung, zu den Unterlagen	8

Abkürzungen und Glossar	9

Tabellenverzeichnis

Tabelle 1	Mögliche Anbieter und Lieferanten	4

Tabelle 2	Bestehende Lieferanten	4

Tabelle 3	Bestehende Verträge	4

Tabelle 4	Anforderungen an die Anbieter	5

Tabelle 5	Auswahl potenzieller Anbieter	5

Tabelle 6	Aufgaben und Verantwortung Projektleiter	5

Tabelle 7	Aufgaben und Verantwortung Projektteam	5

Tabelle 8	Aufgaben und Verantwortung Beschaffungsabteilung/Einkauf	6

Tabelle 9	Terminliche Aspekte	6

Tabelle 10	Beschaffungsrechtliche Aspekte	6

Tabelle 11	Dokumente	7

Tabelle 12	Prozessschritte bei der Beschaffung	7

Tabelle 13	Vertragsformen	7

Tabelle 14	Vorgehen bei Fragen zur Ausschreibung	8

Tabelle 10	Abkürzungen und Glossar	9

Grund für die Beschaffung, Handlungsbedarf

Beschaffungsinhalte

Beschaffungsbedarf

Beschaffungsgegenstand mit Art, Zustand und Qualität

Verfügbarkeit auf dem Markt

Anbieter und Lieferanten

Mögliche Anbieter und Lieferanten

Nr.	Anbieter	Beschreibung
01	ABC Software AG	Marktführer für RFID Komponenten, weltweit
02	123 IT AG	Spezialisierte CH KMU für RFID Lösungen
04	XY SaaS AG	Fokus auf RFID Lösungen und Cloud basierte Dienstleistungen

Tabelle 1	Mögliche Anbieter und Lieferanten

Bestehende Lieferanten

Nr.	Anbieter	Beschreibung
01	ABC Software AG	Marktführer für RFID Komponenten, weltweit
02
03

Tabelle 2	Bestehende Lieferanten

Bestehende Verträge und deren Laufdauer

Nr.	Verträge	Laufdauer
01	ABC Vertrag	31.12.2025
02	XYZ Vertrag	30.06.2023

Tabelle 3	Bestehende Verträge

Anforderungen an die Anbieter

Nr.	Anforderung	Beschreibung
01	Erfahrung	Nachweislich > 5 Jahre Erfahrung im Bereich RFID, belegt mit entsprechenden Projektreferenzen
02	Erreichbarkeit vor Ort	Muss innerhalb 3 Stunden vor Ort sein nach Aufbieten
Kommunikation in Englisch

Tabelle 4	Anforderungen an die Anbieter

Auswahl potenzieller Anbieter

Nr.	Anbieter	Beschreibung
01	ABC Software AG	Marktführer für RFID Komponenten, weltweit
02	XY SaaS AG	Fokus auf RFID Lösungen und Cloud basierte Dienstleistungen

Tabelle 5	Auswahl potenzieller Anbieter

Gewünschte Vertriebsart

Rollen und ihre Verantwortung

Aufgaben und Verantwortung Projektleiter

Nr.	Aufgaben und Verantwortung	Beschreibung
01	Anforderungen an die Lösung zusammenstellen	Stellt den Anforderungskatalog zusammen und führt ihn bei Bedarf nach
02	Kriterienkatalog für Angebotserstellung	Stellt die Kriterien für die Angebotsunterbreitung zusammen
03

Tabelle 6	Aufgaben und Verantwortung Projektleiter

Aufgaben und Verantwortung Projektteam inklusive Ansprech-/ Koordinationsstelle für Anbieter und Lieferanten

Nr.	Aufgaben und Verantwortung Projektteam	Beschreibung
01	Fachliche Fragen	Klären fachliche Fragen von Anbieterseite
02

Tabelle 7	Aufgaben und Verantwortung Projektteam

Aufgaben und Verantwortung Beschaffungsabteilung/Einkauf

Nr.	Aufgaben und Verantwortung Beschaffungsabteilung/Einkauf	Beschreibung
01	Administrative Koordination	Koordiniert den Ablauf aus administrativer Sicht
02

Tabelle 8	Aufgaben und Verantwortung Beschaffungsabteilung/Einkauf

Terminliche Aspekte

Datum.	Anforderung	Beschreibung
01.02.2023	Beschaffungsunterlagen erstellen	Es sind alle Unterlagen zu erstellen, zu besorgen, die die Anbieter erhalten für die Erstellung ihres Angebots
01.03.2023	Potenzielle Anbieter anschreiben / Ausschreibung starten
01.04.2023

Tabelle 9	Terminliche Aspekte

Finanzielle Aspekte

Approximative Vorkalkulation / Wirtschaftlichkeitsvorschau

Beschaffungsrechtliche Aspekte

Nr.	Anforderung	Beschreibung
01	ISO9001 Nachweis	Gültiger Nachweis einer ISO9001 Zertifizierung des Anbieters
02	Handelsregisterauszüge	Aktuelle, nicht älter als 3 Monate, HR-Auszüge der Anbieter

Tabelle 10	Beschaffungsrechtliche Aspekte

Standards der Beschaffung

Welche Dokumente werden bei der Beschaffung benutzt?

Nr.	Dokument	Beschreibung
01	Studie	Projekt RFID Lager, Studie, 10.10.2021
02	Grundriss Lager	Grundriss Lager ABC, Version 3.5, 01.06.2018
03

Tabelle 11	Dokumente

Wie sind die Prozessschritte bei der Beschaffung gestaltet?

Nr.	Prozessschritt	Beschreibung
01
nn	Meilenstein Ausschreibung
nn	Meilenstein Zuschlag

Tabelle 12	Prozessschritte bei der Beschaffung

Vertragsformen

Welche Vertragsformen kommen zur Anwendung?

Nr.	Vertragsform	Beschreibung
01	Leasingvertrag für HW	Die Hardware wird mittels Leasing beschafft
02	Lizenzvertrag für SW	Lizenzvertrag für RFID Software
03	Dienstleistungsvertrag für Wartung und Betrieb

Tabelle 13	Vertragsformen

Abstimmung der Prozesse

In welcher Weise werden die wechselseitigen Abhängigkeiten zwischen dem Prozess der Beschaffung und anderen vor- oder nachgelagerten Prozessen gemanagt?

Unterscheidet sich die Beschaffung je nach Lösungsvariante aus der Studie?

Beschaffungsplan

Ausschreibungsverfahren

Vorgehen bei Fragen zur Ausschreibung, zu den Unterlagen

Nr.	Schritt	Beschreibung
01	Fragen sammeln	Fragen der Anbieter werden gesammelt
02	Fragen den zuständigen Stellen zur Beantwortung senden
03	Antworten konsolidieren
Antworten publizieren, Verfügbar machen

Tabelle 14	Vorgehen bei Fragen zur Ausschreibung

Abkürzungen und Glossar

Abkürzung / Fachwort	Erläuterung
HERMES	Vorgehensmethodik für Projekte und Programme HERMES 2022 ist ein eCH Standard

Tabelle 10	Abkürzungen und Glossar